Tietosuojaseloste: Digikilta-tapahtumat

Yhdistetty rekisteriseloste ja rekisteröidyn informointi

Tietosuoja-asetus 13. artikla

Laadittu 12.1.2018

Päivitetty 14.6.2023

Toiminnasta vastaava rekisterinpitäjä

Nimi: Suomen eOppimiskeskus ry

Postiosoite:

c/o Crazy Town, Parkki, Raatihuoneenkatu 21-23

Postitoimipaikka: 13100 Hämeenlinna

Y-tunnus: 1899013-7 

Rekisteriasioita hoitavat henkilöt

Nimi: Niina Kesämaa

Tehtävä: Asiantuntija

Puhelin: 040 827 6378

Nimi: Tuovi Piirainen

Tehtävä: Tietosuojavastaava

Puhelin: 03 621 2646

Rekisterin nimi

Digikilta-hankkeen ja Digikilta-verkoston tiedotusrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tietoja käsitellään Digikilta-hankkeen sekä Digikilta-verkoston tapahtumiin, webinaareihin ja muuhun toimintaan liittyvää viestintää varten.

Rekisterin tietosisältö 

Rekisteriin tallennetaan henkilön osallistumismuodosta ja tapahtumatyypistä riippuen joko osa tai kaikki seuraavista tiedoista:

  • henkilön nimi, organisaatio ja yhteystiedot
  • henkilön rooli organisaatiossaan
  • laskutustiedot
  • tieto ilmoittautumisesta/osallistumisesta hankkeen järjestämään tilaisuuteen
  • suostumus siihen, että Digikilta-hanke ja Suomen eOppimiskeskus ry voivat lähettää henkilölle tietoa tulevista tilaisuuksista ja toiminnasta

Lisäksi henkilöstä voidaan tallentaa muita ao. tilaisuuden käytännön järjestelyiden osalta olennaisia tietoja, kuten ruokavalio- ja allergiatietoja.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisteriin tallennettuja tietoja luovutetaan eteenpäin vain hankkeen toiminnan kannalta tarkoituksenmukaisista syistä. Tällaisia ovat esimerkiksi tilaisuuksien osallistumismaksujen laskuttaminen (laskutuksesta vastaa Hämeenlinnan kaupunki), sekä erilaiset lähitapaamisiin liittyvät tapahtumajärjestelyt, kuten erityisruokavaliotietojen ja allergioiden toimittaminen tarjoiluista vastaavalle taholle.

Tietoja ei luovuteta eteenpäin muihin tarkoituksiin.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteriä säilytetään Google Drive -palvelussa. 

Google on sitoutunut noudattamaan EU-komission mallisopimuslausekkeita taatessaan riittävän tietosuojatason käsittelemilleen tiedoille.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterissä olevat tiedot eivät ole julkisia, ja tietoja käsitellään huolellisesti niin, että henkilön yksityisyyden suoja turvataan. Rekisteriin on pääsy vain Digikilta-hankkeen toimijoilla. Tiedot on suojattu Google Drive -palvelun käyttöoikeusasetuksin.

Tietojen sälytysaika

Tietoja säilytetään Digikilta-hankkeiden sekä niiden myötä muodostuneen Digikilta-verkoston toiminnan ajan. 

Opetushallituksen rahoittamissa hankkeissa hankkeen tositteet tulee säilyttää kirjanpitolain mukaisesti vähintään kuusi (6) vuotta sen vuoden lopusta kun tilikausi on päättynyt (Yleisohje valtionavustusten hakijoille ja käyttäjille).

Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin hänestä tallennetut tiedot siten kuin tietosuoja-asetuksen 12. ja 13. artiklassa on säädetty. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot, pyyntö tulee lähettää rekisterin yhteyshenkilölle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.

Mahdollisesta tarkastusoikeuden epäämisestä annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus.

Kieltäytymistodistuksen saatuaan, tai jos rekisteröity ei saa kolmen kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä kirjallista vastausta rekisterinpitäjältä, hän voi saattaa asian kirjallisesti tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Tietosuojavaltuutetun toimiston osoite on: PL 800, 00521 Helsinki.

Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen menettely

Rekisteröity voi vaatia tiedoissa esiintyvän virheen korjaamista tai poistamista siten kuin tietosuoja-asetuksen 16. artiklassa on säädetty. Virheellisen tiedon korjaamista koskeva pyyntö on esitettävä kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Tiedon korjaamista pyytävän henkilöllisyys varmistetaan tarvittaessa.

Mahdollisesta tietojen korjaamisesta tai poistamisesta kieltäytymisestä annetaan kirjallinen todistus. Asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Tietosuojavaltuutetun toimiston osoite on: PL 800, 00521 Helsinki.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Henkilötietoja ei käytetä eikä luovuteta käytettäväksi suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia eikä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle.

Tietosuojaselosteen lomake

  • Sallitut tiedostotyypit: jpg, pdf, Max. tiedoston koko: 4 MB.
    Jos vaadit tietojen käsittelyn lopettamista, sinun tulee todistaa henkilöllisyytesi. Lisää tähän passi-, ajokortti- tai muu henkilötodistuskopio.
  • Kenttä on validointitarkoituksiin ja tulee jättää koskemattomaksi.